۲-۲-۲-۲-۲ الگوی تعاملی ارتباطات^[۱۷] :

الگوی خطی ارتباطات، کلیه متغیرهای موجود در فرایند ارتباط را مد نظر و مورد توجه قرار نمی دهد و ‌الگویی ساده (منبع – دریافت کننده) است. الگوی تعاملی ارتباطات در شکل زیر نشان داده شده است. در الگوی تعاملی ارتباطات، منبع، پیامی را به رمز تبدیل می کند و آن را به دریافت کننده ارسال می‌کند. دریافت کننده، پیام را دریافت می‌کند و آن را مانند الگوی خطی، رمز گشایی می کند. اما سپس بازخورد را نیز به رمز تبدیل نموده و آن را مجدداً به منبع بر می گرداند. ‌بنابرین‏ فرایندی دو سویه ایجاد می شود. منبع سپس پیام بازخورد را رمزگشایی می‌کند. مجدداً، منبع بر اساس پیام اولیه ارسال شده و بازخورد دریافت شده، یک پیام جدید را به رمز تبدیل می‌کند که این پیام جدید با بازخورد سازگار می‌باشد. (قاسمی،۱۳۹۰،ص۴۳۳)

اختلال

بازخورد محیط ارتباطی

اختلال

اختلال

شکل۲-۶٫ الگوی تعاملی ارتباطات (ارتباطات دوسویه)

( قاسمی،۱۳۹۰،ص۴۳۳)

۲-۲-۳ اهمیت ارتباطات و مهارت‌های ارتباطی

ارتباطات نقش حیاتی در عملکرد سازمان دارد. در واقع نیاز یک سازمان عمدتاًً به ارتباط است. این فرایند جدایی ناپذیر ضروری و مستمر درست مثل سیستم گردش خون در بدن انسان می‌باشد. ارتباطات یک عامل بسیار حیاتی در تعیین بهره وری سازمان می‌باشد. موجودیت یک سازمان به عواملی مانند وحدت فرماندهی، تفویض اختیار، کار گروهی و رهبری بستگی دارد که هریک مستلزم یک حمایت قوی از ارتباطات بین فردی می‌باشد . (Sethi&Seth, 2009)

ارتباطات سرچشمه فرهنگ و تکامل جامعه است و فقدان آن به معنای سکون نسبی در حیات انسانی و مانعی در راه هر نوع تعالی اجتماعی است. (رحیم نیا،فرزانه،۱۳۸۸)

در اصل بدون وجود ارتباطات بین افراد در یک سازمان، سازمان تبدیل به مجموعه ای از افراد همراه با وظایف مجزا می شود. و همچنین امکان هماهنگی بین اقدامات سازمانی وجود نخواهد داشت و اهداف فردی جای اهداف سازمانی را خواهد گرفت. (قاسمی،۱۳۹۰،ص۴۳۳)

در میان وظایف مدیران نقش مهارت‌های ارتباطی به صورت آشکار و مستقیم در بعد ارتباطات و به صورت پنهان اما باز هم مستقیم در وظایف دیگر نهفته است. زیرا برنامه ریزی، سازماندهی، کنترل و نظارت، هدایت و انگیزش و تصمیم گیری نیز، هریک در چارچوب یک فرایند ارتباطی و تعاملی تحقق می‌یابند. یافته های پژوهشی و تجربه روزمره گواه این ‌امر است که، ۸۰% از وقت مدیران صرف برقراری ارتباط با دیگران می شود. با توجه به چنین حجم زمانی عظیم بدیهی است سبک مدیران در برقراری ارتباط با کارکنان، همکاران، مقامات بالاتر، نقش تعیین کننده در عملکرد وی دارد. بنا بر پژوهش رزماری استوارت مدیران بیش از دو سوم وقت خود را با دیگران صرف می‌کنند و یک سوم مانده را نیز در مطالعه و یا آماده کردن گزارشات مورد نظر برای ارتباط با دیگران می گذرانند. (مرتضوی، مهربان، ۱۳۸۳)

برای بسیاری از کارکنان و اعضای سازمان، گروه مهمترین منبع ارتباطات اجتماعی (روابط متقابل یا تعامل ) است. ارتباطاتی که درون گروه صورت می‌گیرد نمایانگر ابراز نفرت، درجه استیصال یا رضایت فرد و نوع احساسات اوست. ‌بنابرین‏ ارتباطات موجب تخلیه انسان از فشارهای روانی می شود. و در راه تامین نیازهای اجتماعی به وی کمک می‌کند. هیچیک از این چهار وظیفه نسبت به دیگری برتری ندارد. برای اینکه گروه به شیوه ای مؤثر عمل کند باید بر اعضای خود نوعی کنترل اعمال نموده، در افراد انگیزه ایجاد کند تا آنان کارها را به نحو احسن انجام دهند. همچنین باید روشی را در پیش گیرد که افراد آنچه را در دل دارند بیرون بریزند. (احساسات خود را ابراز نمایند) و سرانجام تصمیمات معقولی اتخاذ نمایند. (رابینز،۱۳۷۸؛۵۸۴-۵۸۲)

جانسون اعلام کرد که تعهد، وفاداری، و انگیزه کارکنان زاییده نقش حیاتی مدیریت و ارتباط و تقویت روابط کارکنان و سرپرستان است. ارتباطات، ارتباط مستقیمی با رضایت شغلی، تعامل کارکنان، تعهد و
بهره وری و آینده سازمان دارد. ارتباطات بین مدیران و کارکنان (مدیرانی که رهبران فکری در سازمان هستند و تا حد زیادی بر نگرش‌ها و رفتار دیگران موثرند.) بر فعالیت‌های کارکنان و تعهد و بهره وری آنان مؤثر است. Armstrong Arons, 2010,p69) )

مدیر از طریق ارتباطات و تعاملات مؤثر باعث الهام بخشی و ایجاد انگیزه در کارکنان گردیده و در دستیابی به اهداف سازمان مؤثر است. یک مدیر مطمئن کسی است که دارای ارتباط قوی بوده و قادر به تعامل با کارکنان برای دستیابی به برنامه های استراتژیک و اهداف سازمان و حفظ آن باشد. نتایج برخی تحقیقات نشان داده‌اند: که کارکنان ارزش کمی برای مدیرانی که نتایج را ارائه نمی کنند و ارتباطات مؤثری برقرار نمی کنند، قائلند. (همان منبع)

۲-۲-۴ نقش ارتباطات

در یک گروه یا سازمان ارتباطات ۴ نقش ایفا می‌کند. آن ها عبارتند از :

۱٫ کنترل ، ۲٫ ایجاد انگیزه، ۳٫ ابراز احساسات ۴٫ ارائه ؛ دریافت و مبادله اطلاعات

ارتباطات به چندین روش، رفتار اعضا را کنترل می‌کند. سازمان‌ها، سلسله مراتب اختیارات و دستورالعملهای رسمی دارند که کارکنان و اعضا باید آن ها را رعایت کنند.

ارتباطات از طریق روشن ساختن آنچه باید انجام شود، شیوه انجام کارها و طریق بهبود عملکردها باعث می شود در سازمان و اعضای آن ایجاد انگیزه شود. (رابینز، ۱۳۸۷؛۵۸۴-۵۸۲)

تعیین ‌هدف‌های‌ خاص، بازخور نمودن نتایج عملیات و دادن گزارش ‌در مورد میزان پیشرفت و تقویت رفتار مطلوب و مورد نظر موجب ایجاد انگیزه در ارتباطات می شود. (ساعتچی و همکاران،۱۳۸۷)

حتی در فواصل اندکی که مدیران تنها هستند ممکن است به واسطه ارتباطی، رشته افکارشان گسیخته گردد. برای مثال، در مطالعه ای از چگونگی ارتباط مدیران عالی و میانی، معلوم شد که آنان هر دو روز یک بار فقط نیم ساعت یا کمی بیشتر می توانستند بدون وقفه کار کنند. (هاشمی مطلق،مظفری،۱۳۸۹)

‌بنابرین‏ می توان نتیجه گرفت که کار عمده مدیران انجام ارتباطات در اشکال گوناگون همچون نشستها، گوش دادن به گزارش‌ها، دستور دادن، دستور گرفتن، گفتگو با همکاران و … ( به صورت رو در رو یا با تلفن) می‌باشد. مدارک و شواهد موجود نشان می‌دهد که بین ارتباطات مؤثر و میزان تولید یا بازدهی افراد رابطه ای مستقیم وجود دارد. ‌بنابرین‏ باید گفت ارتباط مؤثر برای مدیران به دلایل زیر مهم است:

الف) ارتباط، فرایندی است که وظایف برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت، رهبری و کنترل مدیریت توسط آن انجام می شود.

ب) ارتباط، فعالیتی است که مدیران جهت هماهنگ کردن و متناسب نمودن وقت خود از آن بهره می گیرند. (مرتضوی،مهربان،۱۳۸۳)